Порядок складання, подання, опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації

1. Загальні положення

1.1. Цей Порядок розроблено на виконання Закону України “Про доступ до публічної інформації“, та з метою систематизації роботи із запитувачами інформації в частині їх доступу до публічної інформації, розпорядником якої є Дубенська міська рада. її виконавчі органи.

1.2. Публічна інформація – це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання Дубенською міською радою, її виконавчими органнами своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні міської ради та її структурних підрозділів відповідно до їх повноважень.

1.3. Запити щодо надання публічної інформації можуть бути подані до  міської ради або до її структурних підрозділів в усній формі, в письмовій формі, по телефону, факсом, електронною поштою за вибором запитувача.

1.4. У разі подання запиту до міської ради інформація надається згідно з положеннями цього Порядку. У випадку подання запиту на одержання публічної інформації безпосередньо до самостійних структурних підрозділів (відділв та управлінь), її надання здійснюється відповідними структурними підрозділами з урахуванням вимог Закону України “Про доступ до публічної інформації“.

Персональна відповідальність за забезпечення належного виконання вимог Закону України "Про доступ до публічної інформації" покладається на керівників відповідних органів (розпорядників інформації).

1.5. Письмові запити щодо надання публічної інформації та запити, що надсилаються електронною поштою або факсом, складаються у довільній формі, але обов’язково мають містити: прізвище, ім'я, по батькові (найменування - для юридичної особи) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв’язку, якщо такий є; загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо; підпис  і дату за умови подання запиту  в письмовій формі. У разі якщо з поважних причин (інвалідність, обмежені фізичні можливості тощо) особа не може подати письмовий запит, його має оформити посадова особа структурного підрозділу, визначеного у п. 2.2. цього Порядку, обов’язково зазначивши в запиті своє ім’я, контактний телефон, та надати копію запиту особі, яка його подала.

1.6. Відсутність у запиті або наявність у неповному обсязі інформації про запитувача, зазначеної у пункті 1.5 цього Порядку, відповідно до статті 22 Закону України “Про доступ до публічної інформації“ є підставою для відмови в задоволенні запиту, про що запитувачу письмово повідомляється у встановлений зазначеним Законом термін.

1.7. З метою спрощення процедури оформлення письмових запитів на інформацію особа може подавати запит шляхом заповнення відповідних форм запитів на інформацію, які можна отримати у структурному підрозділі міської ради, на якого покладено обов’язки за організацію доступу до публічної інформації та на офіційному веб-сайті міської ради.

1.8. У разі надходження запиту на отримання інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян, відповідь на який має бути надана не пізніше 48 годин з дня його отримання, структурний підрозділ міської ради, на якого покладено обов’язки за організацію доступу до публічної інформації спільно з юридичним відділом перевіряє наявність обґрунтованого клопотання запитувача про опрацювання свого запиту як термінового згідно з положеннями Закону України “Про доступ до публічної інформації“. У разі відсутності обґрунтування запиту він розглядається у загальному порядку та у відповіді запитувачу окремо зазначаються підстави прийняття такого рішення.

1.9. Відповідальність за достовірність даних та інформації, наведеної у запиті щодо надання публічної інформації, несе запитувач.

1.10. У разі якщо звернення громадянина серед інших перелічених питань містить питання, яке має ознаки запиту щодо надання публічної інформації відповідно до Закону України “Про доступ до публічної інформації“, таке питання розглядається разом з іншими питаннями звернення у порядку, передбаченому Законом України “Про звернення громадян“.

2. Процес отримання запитів щодо надання публічної інформації

2.1. Запити щодо надання публічної інформації приймаються міською радою у робочі дні протягом робочого часу (з понеділка по четвер – з 08.00 до 17.15, у п’ятницю – з 08.00 до 16.00). Запити щодо надання публічної інформації у телефонному режимі, у письмовій чи усній формі, що подаються особисто в адміністративному будинку, в якому знаходиться міська рада — приміщення ЦНАПу.

2.2. Письмові запити щодо надання публічної інформації, надіслані поштою, отримані за допомогою електронної пошти, факсом, в усній формі та за телефоном, які адресовані керівництву міської ради або міській раді в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, реєструються відповідними структурними підрозділами, зокрема: 
- інформаційні запити фізичних осіб – сектор по роботі зі зверненнями громадян;  
- інформаційні запити юридичних осіб та об’єднань громадян – сектор контролю та документообігу.

2.3. Запити щодо надання публічної інформації за допомогою електронної пошти, які адресовані керівництву міської ради  або міській раді в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, надсилаються на спеціальну електронну адресу міської ради, яка оприлюднюється на веб-сайті міськради.

2.4. У разі надходження запитів щодо надання публічної інформації на загальну електронну адресу міської ради працівник міської ради відповідальний за отримання запитів, що надходять за допомогою електронної пошти невідкладно передає такі запити засобами електронної пошти на спеціальну електронну адресу.

2.5. Запити на отримання публічної інформації, подані в усній формі та за телефоном (який оприлюднюється у встановленому порядку), які адресовані керівництву міської ради або міській раді в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи,  оформляються відповідальною особою за формою запиту щодо надання інформації, із зазначенням усіх реквізитів запиту, передбачених у пункті 1.5 цього Порядку, дати та часу прийняття запиту.

2.6. При зверненні із запитом на отримання публічної інформації  за телефоном до інших структурних підрозділів міської ради,  запитувача переадресовують за телефоном відповідальної особи.

2.7. Запити на отримання інформації, які надійшли засобами факсимільного зв’язку, оформлюються і реєструються як запити, що надійшли поштою.

2.8. У разі якщо запит містить суперечливі положення, які не дозволяють однозначно ідентифікувати запит як такий, що підпадає під дію Закону України “Про доступ до публічної інформації“, а також суперечливі положення щодо віднесення запитуваних даних, відомостей до інформації з обмеженим доступом, на будь-якій стадії прийому та реєстрації  такого запиту залучається працівник юридичного відділу міської ради для невідкладного надання правової допомоги в цих питаннях. Про надання юридичного висновку  працівником юридичного відділу невідкладно проставляється відповідна відмітка: "Підпадає під дію Закону України “Про доступ до публічної інформації“, "Не підпадає під дію Закону України “Про доступ до публічної інформації“, “Належить до інформації з обмеженим доступом” “Не належить до інформації з обмеженим доступом” , яка засвідчується його підписом.

3. Процес реєстрації та обліку запитів щодо надання публічної інформації

3.1. Реєстрації підлягають усі отримані запити щодо надання публічної інформації. Відсутність повної інформації про запитувача, зазначеної у пункті 1.5 цього Порядку, чи інша невідповідність запиту вимогам пункту 1.5 цього Порядку не є підставою для відмови у  реєстрації такого запиту.

3.2. Запити щодо надання публічної інформації отримують реєстраційну дату надходження до міської ради фактичного дня надходження. Запити щодо надання публічної інформації, які надійшли після закінчення робочого часу, отримують реєстраційну дату надходження  до міської ради наступного робочого дня за фактичним днем надходження.

3.3. Реєстрація та облік запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані керівництву міської ради або міської ради в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, здійснюються  в окремій підсистемі “Запити публічної інформації“.  На кожний окремий запит оформлюється відповідна реєстраційна картка в електронній  системі, в якій, крім даних, зазначених у пункті 1.5 цього Порядку, обов’язково фіксується час реєстрації.
3.4. При реєстрації в електронній системі документообігу запити щодо надання публічної інформації  класифікуються за:

3.4.1 статусом запитувача (фізична або юридична особа): громадська організація, ЗМІ, підприємство тощо;

3.4.2 територією знаходження запитувача: райони області, міста обласного значення, інші області тощо;

3.4.3 тематикою запиту;

3.4.4 способом надсилання запиту: письмово, електронною поштою, у телефонному режимі, факсом, подано особисто.

3.5. На прохання запитувача, який особисто подав запит щодо надання публічної інформації в адміністративному будинку міської ради,  відповідальна особа проставляє реєстраційний номер на другому примірнику запиту, який запитувач залишає собі, або на ксерокопії.

3.6. Реєстраційні картки, запити на паперових носіях та відповіді, які надано запитувачу, формуються у справи та зберігаються у відповідних секторах, визначених у п. 2.2 цього Порядку.

4. Процес розгляду запитів щодо надання публічної інформації

4.1. Первинний розгляд запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані керівництву міської ради або міській раді  в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, здійснюють завідувачі відповідних секторів відділу, зазначених у пункті 2.2. цього порядку, після чого запит подається ними керуючій справами, секретарю виконкому для внесення пропозицій щодо вчинення резолюцій із дорученнями на підготовку проекту відповіді запитувачу, яка передає його (запит) міському голові, а у разі його відсутності – виконуючому обов’язки міського голови для вчинення резолюції.

4.2. Після розгляду запити з відповідною резолюцією передаються до структурних підрозділів, їх посадових осіб, які згідно з резолюціями мають підготувати проект відповіді запитувачу. Термінові запити з терміном розгляду 48 годин передаються на розгляд структурним підрозділам, посадовим особам негайно після накладення резолюції.

4.3.  Структурні підрозділи, їх посадові особи розглядають запит та готують проект відповіді за підписом міського голови, а у разі його відсутності – виконуючому обов’язки міського голови, із зазначенням виконавця проекту відповіді. 

4.4. Проекти відповідей подаються на підпис у двох примірниках. До проекту відповіді у разі необхідності додаються копії документів. 

4.5. Термін підготовки відповіді зазначається в реєстраційній картці, але не може перевищувати строків розгляду запитів на інформацію, встановлених ст. 20 Закону України “Про доступ до публічної інформації“  .

4.6. У разі якщо запит стосується сфери повноважень декількох структурних підрозділів, відповідальним за підготовку проекту відповіді запитувачу є структурний підрозділ, посадова особа якого зазначена першою у резолюції (на нього покладається узагальнення інформації).
4.7. Проект відповіді запитувачу, погоджений керівником структурного підрозділу, який готував проект (у разі коли інформацію готували декілька структурних підрозділів, проект відповіді погоджують всі керівники), подається на підпис міському голові, а у разі його відсутності – виконуючому обов’язки міського голови, через структурні підрозділи визначені у п. 2.2. цього порядку.

4.8. При наданні відповіді на запит електронною поштою, лист після його підписання та копії відповідних документів, що додаються до нього, скануються і надсилаються запитувачу особою визначеною відповідальною за надсилання запитувачам відповідей на запити електронною поштою .

4.9. У разі коли запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, термін розгляду такого запиту може бути обґрунтовано продовжено до 20 робочих днів, за погодженням із структурними підрозділами визначеними у п. 2.2. цього порядку .

4.10. У разі продовження терміну розгляду запиту відповідний структурний підрозділ, його посадова особа на розгляді якого знаходиться запит, не пізніше терміну, зазначеного у реєстраційній картці відповідного запиту як термін виконання запиту, готує проект листа на адресу запитувача про подовження терміну розгляду запиту з обґрунтуванням причин продовження та подає його на підпис у відповідності  із пунктом 4.7 цього Порядку.

4.11. Керівники відповідних структурних підрозділів та посадові особи несуть персональну відповідальність за організацію розгляду запитів щодо надання публічної інформації згідно з резолюцією та дотримання термінів їх розгляду у відповідному підрозділі, а також за зміст підготовлених  проектів відповідей.

4.12. Після підписання та реєстрації відповідь на запит із додатками невідкладно надсилаються запитувачу.

5. Процес контролю за дотриманням термінів розгляду запитів
щодо надання публічної інформації

5.1. Контроль за дотриманням термінів розгляду запитів та підготовки проектів відповідей структурними підрозділами, їх посадовими особами покладається на керуючого справами, секретаря виконкому та начальника відділу з питань кадрової роботи, контролю та документообігу.

5.2. Відповідальними за дотримання термінів розгляду запитів та підготовки відповідей є структурні підрозділи, а також посадові особи, на яких покладено контроль за виконанням запиту, особи, визначені в резолюції керівництва міської ради, та безпосередні виконавці.

5.3. У разі порушення структурним підрозділом, посадовою особою термінів підготовки проекту відповіді запитувачу посадові особи, визначені у п. 5.1 цього Порядку протягом одного робочого дня інформують про цей факт керівництво міської ради для вжиття відповідних заходів.